No contexto dos eventos COVID-19 existem especiais deveres e responsabilidades dos órgãos de administração?

Os órgãos de administração das sociedades estão sujeitos a especiais deveres de cuidado na gestão dos riscos inerentes à ameaça do COVID-19.

As sociedades devem preparar e implementar  planos de contingência orientados para a continuidade da sua actividade e para a segurança dos seus trabalhadores, sócios, clientes, fornecedores e outros stakeholders.

Sempre que possível, as sociedades deverão criar grupos de trabalho que monitorizem, por um lado, a evolução do contágio e contenção do Covid-19, em contacto próximo com as autoridades de saúde e as autoridades locais e, por outro, os impactos económico-financeiros e comerciais que se materializem ou se preveja poder vir a impactar a sua actividade ou a de terceiros, adaptando as estratégias comerciais com vista a minimizar e ultrapassar questões que surjam.

É particularmente importante que estes planos sejam atempadamente comunicados a todas as estruturas das sociedades, implementados, monitorizados e, sempre que necessário, revistos. É igualmente importante que o processo de criação e aprovação destes planos, pelos órgãos decisores da sociedade, seja norteado por critérios de racionalidade empresarial e devidamente documentado.

 

Deverão ser reconsideradas as reuniões presenciais dos órgãos sociais?

Embora não resulte directamente da lei, as circunstâncias actuais poderão servir igualmente para justificar o adiamento de assembleias já convocadas ou mesmo revogar convocatórias de forma a minimizar os riscos associados à realização de reuniões presenciais de accionistas. É importante acautelar, igualmente, a comunicação atempada e adequada das decisões em causa aos accionistas e demais membros dos órgãos sociais envolvidos.

Em todo o caso, e sempre que se revele necessário aprovar deliberações que devam ser tomadas por assembleias gerais, as sociedades deverão ponderar promover o recurso a reuniões através de meios de comunicação à distância ou, em alternativa, a realização de deliberações unânimes por escrito. A possibilidade de recorrer a estes meios deverá ser avaliada caso a caso, já que a mesma depende de previsão estatutária e da existência de regulamentos internos, meios e recursos que assegurem a fiabilidade das comunicações.

Adicionalmente, no que respeita às reuniões dos demais órgãos sociais poderão ser ponderados planos de contingência que evitem a presença física em reuniões de, pelo menos, parte dos membros ou outras medidas que garantam a existência de quórum suficiente nessas reuniões, designadamente recurso a meios de comunicação à distância, aprovando-se os regulamentos que se revelarem necessários ou adequados para o efeito.

 

 

 

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