Le virus COVID-19 a-t-il une incidence sur mes relations avec l'administration publique (notamment en termes de respect des délais ou des formalités) ? Dans quelle mesure ?

D'une manière générale, les conséquences du COVID-19 sur les relations entre le secteur privé peuvent, moyennant certaines adaptations, être transposées aux relations entre les particuliers et l'Administration publique, notamment et toujours après une analyse au cas par cas :

  • Invocation d’un « empêchement équitable » comme motif de non-respect excusable des délais devant l'administration publique (ou, tout du moins, comme motif de demande de prolongation du délai) – ce qui a déjà été accepté par le législateur, sous réserve de l'exigence d'une preuve documentaire de l'empêchement (article 14 du décret-loi n° 10-A/2020)
  • Motifs de suspension des délais administratifs. Dans ce contexte, le législateur a prévu l'application du régime des vacances judiciaires aux actes de procédure et aux procédures, tant que dure la situation exceptionnelle, y compris pour les délais administratifs qui concernent la pratique des actes des parties privées (mais pas pour les procédures de marchés publics). La loi 16/2020 du 29 mai a déterminé la fin de la suspension des délais, selon les termes suivants : (i) les périodes expirant pendant le régime de suspension sont réputées avoir expiré le 20e jour ouvrable après l'entrée en vigueur de cette loi (c'est-à-dire après le 3 juin) ; (ii) en ce qui concerne les délais expirant après le 3 juin, elles expirent, selon la première éventualité, (ii.1 ) le 20ème jour ouvrable après l'entrée en vigueur de cette loi ou (ii.2) à la date à laquelle ils devraient prendre fin s'il n'y avait pas eu de suspension (donc, s'ils prennent toujours fin après le 20ème jour ouvrable après le 3 juin, en pratique, tout se passe comme s'il n'y avait pas eu de suspension par rapport à ces périodes)
  • Maintien des titres en vigueur provisoirement, même après leur date d'expiration. Dans ce contexte, le législateur prévoit que la carte de citoyen, les certificats et attestations délivrés par les services d'enregistrement et d'identification civile, les permis de conduire, les documents et visas relatifs au séjour sur le territoire national, ainsi que les licences et permis dont la validité expire à partir de la date d'entrée en vigueur du décret-loi n. 10-A/2020 ou dans les 15 jours précédents sont acceptés, dans les mêmes conditions, jusqu'au 31 mars 2021, et peuvent continuer à être acceptés dans les mêmes conditions après cette date, à condition que le titulaire prouve qu'il a déjà programmé le renouvellement respectif (article 16/2 et 3 du décret-loi n° 10-A/2020, modifié par le décret-loi n° 87-A/2020, du 15 octobre).
  • Adoption - ou plutôt, renforcement de l'utilisation - des moyens électroniques de communication entre l'administration publique et les particuliers (point 10 de la résolution du Conseil des ministres n° 10-A/2020). 

Dans ce cadre, la résolution du Conseil des ministres n° 88/2020, du 1er octobre, a déterminé que l'accueil des usagers devait respecter les règles et procédures générales suivantes (n° 1) :

a) L'accueil à des fins purement informatives doit être assuré de préférence par voie électronique et par téléphone ;
b) L'accueil du public en présentiel, à des fins non informatives, se fait de préférence sur rendez-vous ;
c) La prise de rendez-vous préalable pour l’accueil en présentiel dans les services publics se fait par le biais du portail ePortugal.gov.pt, ou des portails et sites web de l'administration publique et des lignes de contact créées pour soutenir l'utilisation des services publics par téléphone ;
d) Sans préjudice du service en présentiel sur rendez-vous, l’accueil prioritaire, prévu par le décret-loi n° 58/2016, du 29 août, est effectué sans qu'il soit nécessaire de prendre rendez-vous au préalable ;
e) L'accueil en présentiel peut également être par le biais de tickets électroniques mis à disposition le jour même, dont le nombre sera fixé par le responsable.

En outre, les règles suivantes doivent être respectées dans les espaces publics (paragraphe 3) :

a) Les responsables des organismes et services publics doivent afficher à l'entrée de leurs locaux la capacité maximale de l'espace ainsi que l'information concernant la modification des contraintes de l'accueil en présentiel et de l'accueil prioritaire, y compris les éventuels numéros de téléphone et adresses électroniques ;
b) Le nombre de citoyens qui peuvent se trouver dans les installations des services et des entités publiques afin d’être reçus doit, dans la mesure du possible, être limité à une personne par 20 m2, le port du masque ou de la visière étant obligatoire pour l'accès ou la permanence dans ces services ;
c) Les guichets doivent garantir une distance de sécurité entre les travailleurs d'au moins un mètre afin de respecter la distance physique de sécurité ;
d) Dans les cas où il n'est pas possible d'assurer la distance physique entre les travailleurs, l'entité responsable du service doit assurer des moyens de protection alternatifs et efficaces, à savoir des protections physiques en acrylique ou autre matériau approprié, soit frontale, soit latérale ;
e) Dans les lieus d’accueil, les autres règles et lignes directrices définies par les autorités compétentes en matière de santé et de sécurité au travail, qui doivent être divulguées par l'Agence pour la modernisation administrative, I.P., doivent également être respectées, notamment en ce qui concerne la distance sociale, l'organisation physique des espaces et l'existence de protections physiques dans les guichets ;
f) Les responsables des services doivent identifier, dans le cadre de l’accueil en présentiel, les travailleurs à risque, en fonction de l’état de santé particulier de chacun et adopter des mesures concrètes, spéciales et adéquates afin d’adapter leurs conditions de travail, en s'inspirant du plan d'urgence en vigueur, en privilégiant leur affectation à des fonctions qui n'impliquent pas de contact avec le public ou leur placement en télétravail.

  • Renforcement de la préférence pour l'adoption du régime de télétravail au sein de l'administration publique.

Dans ce contexte, la loi n° 1-A/2020 a établi que le fait que les membres des organes collectifs d'entités publiques participent à leurs réunions par des moyens télématiques (par exemple, vidéo ou téléconférence) n'entrave pas le fonctionnement régulier de l'organe, notamment en ce qui concerne le quorum et les délibérations (article 5/1).

En outre, la résolution du Conseil des ministres n° 87/2020, du 1er octobre, a déterminé que l'employeur public doit fournir au travailleur des conditions de sécurité et de santé adéquates pour prévenir les risques de contagion liés aux COVID-19, et peut, notamment, adopter le régime de télétravail (nº1), toutes les fonctions pouvant être exercées en dehors du lieu de travail et par l'utilisation des technologies de l'information et de la communication étant considérées comme compatibles avec le télétravail(nº2), sans préjudice de l'adoption de systèmes de rotation des travailleurs entre le régime de télétravail et le travail effectué sur le lieu de travail habituel, quotidiennement ou hebdomadairement (n° 3).

Dans les organes, services et autres entités de l'administration publique, dans les locaux où le travail est fourni, y compris dans les espaces communs, les installations de soutien et les zones d'accès, lorsque le travail est fourni simultanément par 50 employés ou plus, les employeurs publics doivent mettre en œuvre, après consultation préalable des employés, des règles pour différer les heures d'entrée et de sortie des travailleurs sur les lieux de travail, avec un intervalle minimum de 30 minutes entre elles, dans la limite d'une heure - l'employeur public pouvant, à cette fin, modifier les heures de travail jusqu'à un maximum d'une heure, à moins que cette modification ne cause un préjudice grave à l'employé (nº 4 à 6).

En outre, concernant l'aménagement du temps de travail, l'employeur public doit adopter des mesures techniques et organisationnelles qui assurent l'éloignement physique et la protection des travailleurs et qui évitent leur conglomération, notamment en favorisant la création d'équipes de travail stables et l'alternance des pauses entre les travailleurs de différentes services (nº 8).

 

Le COVID-19 a-t-il un impact sur les obligations auxquelles l'administration publique est soumise ? Lequel ?

  • Prolongation du délai pour l'accomplissement de certaines obligations

Dans ce contexte, la loi n° 1-A/2020 prévoit que les réunions ordinaires des organes délibérants et exécutifs des autorités locales et des entités intercommunales prévues pour les mois d'avril et mai peuvent se tenir jusqu'au 30 juin 2020 (article 3/1 de la loi n° 1-A/2020, dans sa rédaction initiale).

En outre, l'obligation de tenir des réunions des organes délibérants et exécutifs des municipalités et des paroisses et des organes délibérants des entités intercommunales (article 3/2 de la loi n° 1-A/2020, dans sa version originale) a été suspendue jusqu'au 30 juin 2020.

La loi établit désormais que, jusqu'au 31 décembre 2020, les réunions des organes délibérants et exécutifs des autorités locales, des entités intercommunales et leurs conférences respectives de représentants, commissions et groupes de travail peuvent être tenues par vidéoconférence ou par d'autres moyens de communication numériques ou à distance appropriés, ainsi que par des modalités mixtes qui combinent le format présentiel et les moyens de communication à distance (article 3/1 de la loi n° 1-A/2020, dans sa rédaction actuelle, résultant de la loi n° 28/2020, du 28 juillet).

Les réunions qui doivent être tenues en public doivent être enregistrées et placées sur le site électronique du conseil, et peuvent également être transmises en direct via Internet ou un autre canal de communication qui assure leur publicité, si le conseil en a les moyens (article 3/2 de la loi n° 1-A/2020, dans sa rédaction actuelle, résultant de la loi n° 28/2020). Dans le cas des communes, si elles n'ont pas, pour des raisons valables, les moyens technologiques leur permettant d'assurer le respect de ces conditions, elles doivent trouver d'autres moyens d'assurer la publicité des réunions, à savoir l'affichage du procès-verbal de la réunion par voie d'avis public, dans un délai maximum de cinq jours ouvrables, et elles doivent communiquer l'impossibilité de respecter ces conditions à la Direction générale des collectivités locales (article 3/6 de la loi n° 1-A/2020, ajouté par la loi n° 28/2020).

Lors de réunions tenues par vidéoconférence ou lorsque la capacité de la salle est limitée, l'autorité locale doit assurer les conditions permettant l'intervention du public, notamment par la possibilité (i) d'envoyer aux services de soutien de l'autorité locale la communication préenregistrée qu'ils ont l'intention de faire lors de la réunion, (ii) mise à disposition de moyens d'enregistrement préalable dans les locaux de la collectivité locale ou d'accès en direct par vidéoconférence par l'intermédiaire de la collectivité locale, lorsque l'électorat n'a pas les moyens de le faire, dans le respect des règles de distanciation sociale et autres lignes directrices de la DGS en vigueur, ou (iii) accès à une accréditation pour intervenir lors de la réunion pour les citoyens qui s'inscrivent à cette fin (article 3/3 de la loi n° 1-A/2020, telle que modifiée par la loi n° 28/2020).

S'il est nécessaire de procéder à des délibérations à bulletin secret, une séance en présentiel est convoquée. Celle-ci doit se tenir le plus près possible de la date de la réunion au cours de laquelle la question a été examinée, dans un lieu approprié et avec un délai d'ouverture des urnes suffisant afin de garantir le respect des règles de distanciation sociale et des autres lignes directrices de la DGS en vigueur (article 3/4 de la loi n° 1-A/2020, ajouté par la loi n° 28/2020).

Dans les cas où les réunions publiques sont tenues en présentiel, l'accès du public à la salle peut être totalement ou partiellement limité, afin d'assurer le respect des règles de distanciation sociale et autres orientations de la DGS en vigueur, et la publicité de la réunion doit être assurée par les moyens légalement prévus (article 3/5 de la loi n° 1-A/2020, ajouté par la loi n° 28/2020).

Enfin, le délai pour que les entités soumises à l'élaboration et à la reddition des comptes (par exemple, les services de l'État et les régions autonomes, dotées d'une autonomie administrative ou financière, ou les collectivités locales) puissent saisir la Cour des comptes (article 4 de la loi n° 1-A/2020) a également été prolongé (du 30 avril au 30 juin 2020).

Les délais légalement établis pour l'approbation ou la mise à jour des plans municipaux sont également suspendus (article 35-D du décret-loi n° 10-A/2020, tel que modifié par le décret-loi n° 20/2020 du 1er mai).

Enfin, la loi prévoit également que les entités déclarant, de manière justifiée, ne pas disposer de conditions sanitaires adéquates pour mener à bien des stages du programme de stages professionnels dans l'administration locale peuvent, sur ordre du chef de service, suspendre ceux-ci et mettre fin à cette suspension, à tout moment, lorsque les conditions de sécurité indispensables sont remplies (article 9-A, n° 1 du décret-loi n° 10-A/2020, reporté par le décret-loi n° 20-D/2020, du 12 mai, modifié par le décret-loi n° 58-B/2020, du 14 août). Cette suspension n'est pas prise en compte pour le calcul de la période maximale de deux mois prévue en cas de suspension du contrat de stage en raison d'un événement lié à l'entité promotrice, à savoir la réorganisation interne des services [aux termes de l'article 10/1, paragraphe a) du décret-loi n° 166/2014, du 6 novembre].

  • Suspension de certaines obligations ou limites

La loi admet que les limites résultant des programmes d'ajustement municipal soient dépassées lorsqu'il s'agit de dépenses visant à promouvoir le soutien social aux résidents touchés par l'épidémie de COVID-19, l'octroi d’aides sociales, l'acquisition de biens et de services liés à la protection de la santé publique, ainsi que d'autres mesures visant à lutter contre les effets de la pandémie de COVID-19 (notamment la création ou le renforcement des fonds sociaux d'urgence, l'exonération des intérêts de retard, l'exemption ou l'application de rabais sur les tarifs de l'eau et de l'assainissement ou la redéfinition des délais de paiement des loyers mensuels des logements sociaux, entre autres) (article 2 de la Convention COVID-19). Article 2 de la loi n° 4-B/2020 du 6 avril).

Un régime d'endettement exceptionnel a également été établi, prévoyant qu'il n'y a pas de responsabilité financière des municipalités (et des décideurs municipaux) en cas de dépassement des limites légales d'endettement, à condition que ce dépassement soit dû à des dépenses d'aide sociale, d'acquisition d'équipements sanitaires et d'autres mesures de lutte contre les effets de la pandémie de COVID-19 (article 5 de la loi n° 4-B/2020). Ce dépassement n'entre pas non plus dans les limites de l'endettement (article 5/3 de la loi n° 4-B/2020, telle que modifiée par la loi n° 35/2020, du 13 août).

En 2020 et 2021, les autorités locales et les entités intercommunales ne sont pas soumises à la limite établie dans la loi sur les finances locales, selon laquelle, au cours de chaque exercice, ces entités ne peuvent augmenter que de 20% la marge disponible au début de chaque exercice (article 2/1 de la loi 35/2020).

Les conseils municipaux peuvent accorder des exonérations (partielles ou totales) de certains impôts ou taxes locales, aux termes de règlements approuvés par l'assemblée municipale (article 2/1 de la loi n° 6/2020 du 10 avril).

Les conseils municipaux peuvent accorder des exonérations (partielles ou totales) de certains impôts ou taxes locales, sans qu'il soit nécessaire de les réglementer, mais uniquement dans des situations exceptionnelles dûment justifiées et directement liées aux mesures de lutte contre le COVID-19, auquel cas l'exonération ne peut aller au-delà de 2020 (article 2/1 de la loi n° 6/2020).

Dans des situations exceptionnelles, dûment justifiées et directement liées aux dépenses inévitables liées à la lutte contre la pandémie de la maladie COVID-19, les conseils municipaux et les conseils paroissiaux peuvent contracter des emprunts sans avoir besoin de l'autorisation de l'assemblée municipale ou de l’assemblée paroissiale (sans préjudice de l'obligation ultérieure de ces dernières de ratifier les décisions du conseil municipal ou du conseil paroissial) (article 3/1 de la loi n° 6/2020 telle que modifiée par la loi n° 12/2020).

La durée (qui est de deux ans maximum) d'utilisation du capital pour les prêts à moyen et long terme est suspendue (article 6/1 de la loi n° 6/2020).

Les prêts à moyen terme sont autorisés à financer les dépenses destinées à combattre les effets du COVID-19, sans qu'il soit nécessaire d'obtenir l'autorisation de l'assemblée municipale (sans préjudice de l'obligation de cette dernière de ratifier ultérieurement les décisions du conseil municipal) (article 6/2 de la loi n° 6/2020).

En 2020, l'obligation d'équilibrer le budget des communes est suspendue (les recettes n'étant pas tenues d'être au moins égales aux dépenses courantes, plus l'amortissement moyen des prêts à moyen et long terme) (article 7 de la loi n° 6/2020).

Les dépenses en équipements, biens et services pour combattre les effets de la maladie COVID-19, effectuées entre le 12 mars et le 31 décembre 2020, sont éligibles au financement par le Fonds social municipal (article 3a de la loi n° 4-B/2020, ajouté par la loi n° 12/2020 du 7 mai).

Les municipalités bénéficient d'un moratoire de 12 mois sur les versements de capital à effectuer en 2020 pour la réalisation du capital social du Fonds de soutien aux municipalités, et peuvent également bénéficier, dans le cadre des contrats de prêt d'assistance financière, d'un moratoire de 12 mois sur le remboursement du capital arrivant à échéance à la fin de 2020 (articles 3-B/1 et 3-C de la loi n° 4-B/2020, ajoutés par la loi n° 12/2020).

Un moratoire de 12 mois est également appliqué aux échéances dues en 2020 pour le remboursement du prêt garanti par l'État pour la réalisation du capital social du Fonds de soutien aux municipalités (article 3b de la loi n° 4-B/2020, ajouté par la loi n° 12/2020).

Les dépenses en équipements, biens et services liés à la lutte contre le COVID-19 effectuées par les entités du secteur local peuvent être inscrites dans le budget respectif par le biais d'un amendement budgétaire, approuvé par le président de l'organe exécutif, sans préjudice de la soumission à ratification dès que l'organe délibérant pourra se réunir (article 7-A de la loi n° 6/2020, ajouté par la loi n° 12/2020. La loi 35/2020 a précisé que ce précepte était en vigueur jusqu'au 30 juin 2020).

L'exercice des entreprises locales relatif à 2020, ayant été affecté par la situation d'urgence provoquée par le COVID-19, n'est pas pertinent pour la vérification des situations qui, selon la loi, déterminent la dissolution des entreprises locales (article 7-F de la loi n° 6/2020, ajouté par la loi n° 12/2020. Conformément à la loi 35/2020, cette disposition sera en vigueur jusqu'au 31 décembre 2020).

L'acquisition de barrières de protection en acrylique pour les guichets d’accueil en présentiel des Espaços Cidadão et des Lojas do Cidadão, gérés par les autorités locales peut être financée, par une procédure de financement simplifiée (jusqu'à 90% du coût total de la barrière acrylique, dans la limite de 54 EUR/unité), en vertu des termes d'un accord de coopération technique et financière à signer (article 13-D du décret-loi n° 10-A/2020, ajouté par le décret-loi n° 20-D/2020, du 12 mai).

L’octroi d’aides, en espèces ou en nature, à des entités et organismes légalement existants, liés à la réponse à la pandémie de la maladie COVID-19 ou à la reprise économique dans le cadre de celle-ci sont considérés comme soutien aux activités d'intérêt communal et comme soutien à l’activité économique d'intérêt municipal (article 35-U du décret-loi n° 10-A/2020, du 13 mars, modifié par le décret-loi n° 99/2020, du 22 novembre).

 

 

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