Quelles mesures doivent être prises lors des réunions d'assemblée générale ?

Il est recommandé que la tenue des assemblées générales se fasse à l’aide de moyens télématiques (exemples : vidéoconférence, Skype, Zoom, Microsoft Teams ou autres moyens similaires), à condition que (i) les statuts ne l'interdisent pas expressément ; (ii) la participation et l'interaction entre les participants soient garanties, afin que chacun puisse assister et se faire entendre, et (iii) le contenu des délibérations et les orateurs respectifs soient enregistrés dans le procès-verbal.
S’il s’avère impossible de tenir les réunions à distance, il faudra donc conjuguer les moyens en face à face et à distance.
Toutes les procédures normalement requises pour les réunions d'assemblée générale devront être maintenues et adaptées lorsque cela est nécessaire, en suivant certaines recommandations dans ce contexte :

  • Les lettres de représentation des membres personnes morales et, si nécessaire, les procurations nécessaires confiant la délégation des pouvoirs devront être soumises au président de l’assemblée ;
  • Les avis de convocation devront mentionner la possibilité pour les membres de participer via l'utilisation de moyens télématiques, cette information pouvant être communiquée jusqu'au moment de la réunion par les mêmes moyens que ceux utilisés pour la divulgation de l'avis de convocation, même si l'avis initial a omis cette information.
  • Les informations devront être uniquement disponibles sur le site web de l'entité, afin de réduire au minimum les déplacements au siège social respectif à des fins de consultation.
  • L’exercice du droit de vote, d’information et autres communications pertinentes devront se faire par courrier électronique.
  • En ce qui concerne les procès-verbaux des assemblées générales, les procès-verbaux peuvent être formalisés au moyen d'un document séparé. Si le président et le secrétaire de l’assemblée ne se trouvent pas au même endroit, ce document doit être imprimé en deux exemplaires, et chaque exemplaire est signé par l’un des membres de l'AG. Les procès-verbaux devront ensuite être transcrits dans le livre des procès-verbaux correspondant.

 

Qu'en est-il des réunions du conseil d'administration, du conseil fiscal et d'autres organes collégiaux ?

  • Dans ce cas, la même procédure proposée pour les assemblées générales peut être suivie, c'est-à-dire que la réunion peut être tenue par le biais de moyens télématiques et son contenu formalisé au moyen de plusieurs exemplaires du même procès-verbal, dont chacun devra être signé par un membre de l'organe concerné, le procès-verbal étant ensuite transcrit dans le livre des procès-verbaux de ce même organe. Aucune liste de présence ne sera exigée pour les réunions de ces organes.
    Si une résolution est en cause et que tous les membres de cet organe acceptent de délibérer dans le même sens, même s'il n'y a pas de réunion en face à face ou virtuelle, une résolution unanime peut être formalisée par écrit et signée par tous les membres de l'organe concerné. Si nécessaire, elle peut être signée en différents exemplaires, puis transcrite dans le livre des procès-verbaux respectif (par exemple, tous les membres devront approuver le rapport et les comptes, sans se réunir, et pas un seul membre ne pourra voter autrement).

 

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Cette information est régulièrement mise à jour.

Les informations fournies et les opinions exprimées sont de nature générale et ne remplacent pas le recours à des conseils juridiques appropriés pour la résolution de cas spécifiques.