Dans le cadre des événements COVID-19, les organes d’administration ont-ils des devoirs et des responsabilités particuliers ?

À notre connaissance, aucune disposition légale/ mesure n'a été adoptée en Guinée équatoriale à ce sujet. Cependant, nous soulignons le devoir général de coopération prévue par le décret 42/2020, selon laquelle « étant donné que le COVID-19 est un problème de santé publique qui touche tout le monde ; chacun est chargé de le combattre et toutes les structures et couches de la société doivent s'associer aux efforts du gouvernement et du ministère de la santé, y contribuer et veiller à ce que les mesures adoptées soient respectées au maximum » - une norme qui, selon notre meilleure compréhension, est toujours comme en vigueur.

Parallèlement, la LPPC établit qu'en cas de situations d'urgence ou de calamité, tous les citoyens, entités et organismes d'État ont le droit (entre autres) de (i) recevoir des informations sur le risque qui peut les toucher en tant que groupe ; d' (ii) être informés des mesures prises pour prévenir/atténuer ce risque ; et de (iii) recevoir des informations et des instructions sur les mesures de sécurité qu'ils doivent adopter et qui doivent être suivies (le non-respect de cette obligation peut être considéré comme une infraction mineure sanctionnée par une amende). Enfin, aux termes de la législation applicable aux sociétés, les organes sociaux sont soumis à des devoirs spéciaux de diligence concernant la gestion des risques inhérents à la menace que représente le COVID-19.

Par conséquent, les entreprises (par le biais de leurs organes sociaux) doivent au moins :

  • Préparer et mettre en œuvre des plans d'urgence axés sur la continuité de leurs activités et la sécurité de leurs employés, actionnaires, clients, fournisseurs et autres parties prenantes ;
  • Informer le CTN de tout soupçon de COVID-19 ;
  • Adapter leurs stratégies commerciales afin de minimiser et de surmonter les problèmes liés aux répercussions économiques, financières et commerciales qui surviennent ou susceptibles de se répercuter sur leurs activités ou sur des tiers à la suite de l'épidémie de COVID-19 ; et
  • Faire connaître tous les plans et mesures mentionnés ci-dessus à l'ensemble de la structure de l'entreprise, afin qu'ils puissent être mis en œuvre, contrôlés et révisés si nécessaire.

Étant donné que les membres des organes sociaux peuvent être tenus responsables de l'absence de tels plans/mesures ou des pertes résultant de la non-communication ces derniers, il est tout aussi important que le processus d'élaboration et d'approbation de ces plans/mesures par les organes de décision de l'entreprise soit guidé par des critères commerciaux rationnels et soit dûment documenté.

 

Les réunions en présentiel des organes sociaux devraient-elles être reconsidérées ?

Oui, vous pourriez reconsidérer les réunions en face à face des organes sociaux.

Nous notons toutefois qu'aux termes du droit des sociétés applicable, il est possible de tenir des assemblées non-présentielles, à condition que cette possibilité soit prévue dans les statuts de la société. Si les conditions sont remplies, et bien qu'à notre connaissance, aucune disposition/mesure légale relative au COVID-19 n'ait été spécifiquement approuvée en Guinée équatoriale à cet égard, nous estimons que, conformément au devoir général de coopération prévu par le décret 42/2020, la tenue de réunions en présentiel doit être reconsidérée. Si les conditions ne sont pas remplies, d'autres solutions peuvent être recherchées, mais elles doivent être examinées au cas par cas.

Nous soulignons en particulier, qu’en vertu de la même législation sur les sociétés, les entreprises sont tenues de tenir une assemblée générale annuelle pour (entre autres) approuver leurs résultats financiers. La date limite pour ce faire est le 30 juin de chaque année. En ce qui concerne les sociétés anonymes (ou SA), le conseil d'administration doit se réunir au préalable pour, entre autres, préparer le compte de résultat qui sera présenté aux commissaires aux comptes de la société 45 (quarante-cinq) jours avant la date de l'assemblée générale annuelle qui le discutera. Une obligation similaire existe en matière de gestion des sociétés à responsabilité limitée (ou SARL), qui doivent également préparer les résultats financiers de la société pour approbation.

Dans un délai d'un (1) mois après leur approbation/refus, les documents de la société doivent être soumis au registre du commerce.

Le non-respect de ces obligations entraîne la responsabilité des organes sociaux. Nous rappelons une fois de plus que, pour autant que nous pu le le vérifier, aucune disposition/mesure légale spécifiquement liée au COVID-19 n'a été adoptée en Guinée équatoriale à cet égard, à savoir la suspension ou le report des délais en question.

 

Quand et dans quelles conditions dois-je informer le marché de toute décision stratégique et/ou de tout impact négatif sur l'activité de l'entreprise ?

Les entreprises doivent évaluer les impacts potentiels du COVID-19 sur leurs activités et tenir les actionnaires informés de cette évaluation, conformément à la législation applicable.

 

 

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Cette information est régulièrement mise à jour.

Les informations fournies et les opinions exprimées sont de nature générale et ne remplacent pas le recours à des conseils juridiques appropriés pour la résolution de cas spécifiques.