Dans le cadre des événements COVID-19, les organes d’administration ont-ils des devoirs et des responsabilités particuliers ?

Les organes d’administration des entreprises sont soumis à des devoirs de vigilance particuliers dans la gestion des risques inhérents à la menace du COVID-19. Les entreprises doivent préparer et mettre en œuvre des plans d'urgence axés sur la poursuite de leurs activités et sur la sécurité de leurs salariés, associés, clients, fournisseurs et autres parties prenantes.

Dans la mesure du possible, les entreprises devront créer des groupes de travail qui suivent, d'une part, l'évolution de la contagion et du confinement du COVID-19, en contact étroit avec les autorités sanitaires et les autorités locales et, d'autre part, les impacts économiques, financiers et commerciaux qui se matérialisent ou qui devraient avoir un impact sur leur activité ou celle de tiers, en adaptant les stratégies commerciales en vue de minimiser et de surmonter les problèmes qui se posent.

Il est particulièrement important que ces plans soient communiqués en temps utile à toutes les structures des entreprises, mis en œuvre, contrôlés et, le cas échéant, révisés. Il est également important que le processus de création et d'approbation de ces plans par les organes de décision de l'entreprise soit guidé par des critères de rationalité commerciale et dûment documenté. L'absence de ces plans ou même leur manque de communication en temps utile peut conduire à la responsabilisation des membres des organes d’administration.

 

Faut-il reconsidérer les réunions en présentiel des organes directeurs?

Depuis le début de la pandémie, les entreprises ont commencé à promouvoir la tenue de réunions par voie télématique, les réunions hybrides (admettant la participation à la réunion en présentiel alliée à la participation par voie télématique), l'exercice du droit de vote par correspondance ou, dans certains cas, l'exécution de résolutions unanimes par écrit, afin d’atténuer les risques liés à la tenue de réunions d'actionnaires en présentiel.

Pour les entreprises qui, compte tenu par exemple du nombre réduit de participants potentiels, souhaitent tenir des assemblées générales en présentiel, le décret-loi 22-A/2021 du 17 mars prolonge à nouveau les délais et établit des mesures exceptionnelles et temporaires dans le cadre de la pandémie de la maladie COVID-19, en prolongeant, cette fois jusqu'au 30 juin 2021, le délai de tenue des assemblées générales qui, par obligation légale ou statutaire, auraient dû avoir lieu à cette date.

Maintenant que la plupart des restrictions ont été levées, les entreprises peuvent choisir de reprendre les réunions en présentiel exclusivement ou continuer à encourager l'utilisation de moyens télématiques, en approuvant les règlements qui peuvent être nécessaires ou appropriés à cette fin.

Dans le cadre des questions ci-dessus, une série de recommandations conjointes de la CMVM (Commission du marché des valeurs mobilières), de l’IPCG (Institut portugais de la gouvernance d’entreprise) et de l'AEM (Association des émetteurs de titres cotés) ont été émises et peuvent être consultées sur :

Nous tenons également à souligner que l'utilisation d'instruments publics de soutien aux entreprises pendant la pandémie peut limiter la distribution des bénéfices. Notamment, le recours au chômage partiel simplifié peut, entre autres conséquences, limiter la distribution des bénéfices par les entreprises bénéficiant de ce soutien (comme indiqué dans la section sur la procédure de chômage partiel simplifié). De même, la distribution des bénéfices, sous quelque forme que ce soit, le remboursement des crédits aux associés et l'acquisition d'actions ou de quotas propres, par les entités bénéficiaires, déterminent la fin des effets des mesures extraordinaires de soutien des liquidités.

 

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Les informations fournies et les opinions exprimées sont de nature générale et ne remplacent pas le recours à des conseils juridiques appropriés pour la résolution de cas spécifiques.