Dans le cadre des événements COVID-19, les organes d’administration ont-ils des devoirs et des responsabilités particuliers ?

  • Les organes d’administration des entreprises sont soumis à des devoirs de vigilance particuliers dans la gestion des risques inhérents à la menace du COVID-19. Les entreprises doivent préparer et mettre en œuvre des plans d'urgence axés sur la poursuite de leurs activités et sur la sécurité de leurs salariés, associés, clients, fournisseurs et autres parties prenantes. Dans la mesure du possible, les entreprises devront créer des groupes de travail qui suivent, d'une part, l'évolution de la contagion et du confinement du COVID-19, en contact étroit avec les autorités sanitaires et les autorités locales et, d'autre part, les impacts économiques, financiers et commerciaux qui se matérialisent ou qui devraient avoir un impact sur leur activité ou celle de tiers, en adaptant les stratégies commerciales en vue de minimiser et de surmonter les problèmes qui se posent.
    Il est particulièrement important que ces plans soient communiqués en temps utile à toutes les structures des entreprises, mis en œuvre, contrôlés et, le cas échéant, révisés. Il est également important que le processus de création et d'approbation de ces plans par les organes de décision de l'entreprise soit guidé par des critères de rationalité commerciale et dûment documenté. L'absence de ces plans ou même leur manque de communication en temps utile peut conduire à la responsabilisation des membres des organes d’administration.

Les réunions en face à face des organes directeurs devraient-elles être reconsidérées ?

  • Le décret-loi n° 10-A/2020 du 13 mars proroge jusqu'au 30 juin 2020 le délai de tenue des assemblées générales qui, par imposition légale ou statutaire, devaient se tenir jusqu'à cette date. Bien qu'elle ne résulte pas directement de la loi, les circonstances actuelles, en conjonction avec cette loi, peuvent également servir à justifier le report d'assemblées déjà convoquées, voire à révoquer des convocations afin de minimiser les risques liés à la tenue d'assemblées d'actionnaires en face à face. Il est également important d'assurer une communication adéquate et en temps utile des décisions en question aux actionnaires et aux autres membres des organes de la société concernés. Cette question est particulièrement pertinente dans le contexte des sociétés publiques et/ou des sociétés à capital dispersé, pour lesquelles on s'attend à une forte participation aux assemblées générales annuelles.
    Dans tous les cas, et chaque fois qu'il s'avère nécessaire d'approuver des résolutions à prendre par les assemblées générales, les sociétés devraient envisager de promouvoir l'utilisation de moyens télématiques, l'exercice du droit de vote par correspondance ou, à défaut, l'exécution de résolutions écrites unanimes. La possibilité de recourir à ces moyens doit être évaluée au cas par cas, car elle dépend des statuts et de l'existence de règlements internes, de moyens et de ressources qui garantissent la fiabilité des communications.
    En outre, en ce qui concerne les réunions des autres organes sociaux, des plans d'urgence peuvent être envisagés pour éviter la présence physique d'au moins une partie des membres aux réunions ou d'autres mesures visant à garantir l'existence d'un quorum suffisant à ces réunions, à savoir l'utilisation de moyens télématiques, et des règlements peuvent être adoptés si nécessaire ou approprié à cette fin.
    Dans le cadre des questions ci-dessus, une série de recommandations conjointes de la CMVM (Commission du marché des valeurs mobilières), de l’IPCG (Institut portugais de la gouvernance d’entreprise) et de l'AEM (Association des émetteurs de titres cotés) ont été émises et peuvent être consultées sur :

Nous soulignons également que le recours à la procédure de chômage partiel simplifié peut, parmi d’autres conséquences, imposer des limites à la distribution des bénéfices aux entreprises bénéficiant de ce soutien (comme indiqué dans la section concernant la procédure de chômage partiel simplifié). Il est possible que cette limitation soit étendue à d'autres instruments de soutien public et nous recommandons que ces impacts soient pris en compte dans la gestion de trésorerie des groupes de sociétés.

 

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Les informations fournies et les opinions exprimées sont de nature générale et ne remplacent pas le recours à des conseils juridiques appropriés pour la résolution de cas spécifiques.