Dans le cadre des événements COVID-19, les organes d’administration ont-ils des devoirs et des responsabilités particuliers ?

Les organes d’administration des entreprises sont soumis à des devoirs de vigilance particuliers dans la gestion des risques inhérents à la menace du COVID-19. Les entreprises doivent préparer et mettre en œuvre des plans d'urgence axés sur la poursuite de leurs activités et sur la sécurité de leurs salariés, associés, clients, fournisseurs et autres parties prenantes.

Dans la mesure du possible, les entreprises devront créer des groupes de travail qui suivent, d'une part, l'évolution de la contagion et du confinement du COVID-19, en contact étroit avec les autorités sanitaires et les autorités locales et, d'autre part, les impacts économiques, financiers et commerciaux qui se matérialisent ou qui devraient avoir un impact sur leur activité ou celle de tiers, en adaptant les stratégies commerciales en vue de minimiser et de surmonter les problèmes qui se posent.

Il est particulièrement important que ces plans soient communiqués en temps utile à toutes les structures des entreprises, mis en œuvre, contrôlés et, le cas échéant, révisés. Il est également important que le processus de création et d'approbation de ces plans par les organes de décision de l'entreprise soit guidé par des critères de rationalité commerciale et dûment documenté. L'absence de ces plans ou même leur manque de communication en temps utile peut conduire à la responsabilisation des membres des organes d’administration.

 

Les réunions en face à face des organes sociaux devraient-elles être reconsidérées ?

Le décret-loi n° 10-A/2020 du 13 mars a prorogé jusqu'au 30 juin 2020 le délai de tenue des assemblées générales qui, par imposition légale ou statutaire, devaient se tenir jusqu'à cette date et bien que cela ne résulte pas directement de la loi, les circonstances actuelles, alliées à la loi précitée, pouvaient également servir à justifier le report d'assemblées déjà convoquées, voire à révoquer des convocations afin de minimiser les risques liés à la tenue d'assemblées d'actionnaires en présentiel. Nonobstant la fin de l'état d'urgence, tant que la pandémie persiste et qu'il s'avère nécessaire ou opportun d'approuver les résolutions à prendre en assemblée générale, les entreprises devront envisager de promouvoir la tenue de réunions par des moyens télématiques, l'exercice du droit de vote par correspondance ou, à défaut, la tenue de résolutions unanimes par écrit. La possibilité de recourir à ces moyens doit être évaluée au cas par cas, car elle dépend des statuts et de l'existence de règlements internes, de moyens et de ressources qui assurent la fiabilité des communications.

En outre, en ce qui concerne les réunions des autres organes sociaux, des plans d'urgence visant à éviter la présence physique aux réunions d'au moins une partie des membres ou d'autres mesures garantissant l'existence d'un quorum suffisant lors de ces réunions, à savoir l'utilisation de moyens télématiques, peuvent être envisagés en adoptant les règlements nécessaires ou appropriés à cette fin.

Dans le cadre des questions ci-dessus, une série de recommandations conjointes de la CMVM (Commission du marché des valeurs mobilières), de l’IPCG (Institut portugais de la gouvernance d’entreprise) et de l'AEM (Association des émetteurs de titres cotés) ont été émises et peuvent être consultées sur :

Nous tenons également à souligner que l'utilisation d'instruments publics de soutien aux entreprises pendant la pandémie peut limiter la distribution des bénéfices. Notamment, le recours au chômage partiel simplifié peut, entre autres conséquences, limiter la distribution des bénéfices par les entreprises bénéficiant de ce soutien (comme indiqué dans la section sur la procédure de chômage partiel simplifié). De même, la distribution des bénéfices, sous quelque forme que ce soit, le remboursement des crédits aux associés et l'acquisition d'actions ou de quotas propres, par les entités bénéficiaires, déterminent la fin des effets des mesures extraordinaires de soutien des liquidités.

 

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Les informations fournies et les opinions exprimées sont de nature générale et ne remplacent pas le recours à des conseils juridiques appropriés pour la résolution de cas spécifiques.